Kota Tangerang, Sekitartangerang — Audit Sistem Kearsipan Internal (ASKI) adalah pengawasan sistematis oleh tim internal instansi untuk menilai kepatuhan pengelolaan arsip terhadap standar yang berlaku. Tujuannya adalah menjamin efisiensi, keamanan, dan tertib arsip melalui evaluasi pengelolaan arsip dinamis (penciptaan hingga penyusutan) serta ketersediaan sarana dan prasarana.
Hal ini disampaikan oleh H. Engkos Zarkasyi A., yang menyampaikan tahapan pelaksanaan ASKI yang terstruktur dan terstandar.
- Tahap Persiapan
Pembentukan Tim Audit: menetapkan auditor internal atau arsiparis yang memiliki sertifikasi atau kompetensi kearsipan.
Penyusunan Program Kerja: menentukan ruang lingkup audit, jadwal, dan unit kerja (Unit Pengolah dan Unit Kearsipan) yang akan diaudit.
Sosialisasi instrumen penilaian ASKI kepada unit-unit terkait agar mereka dapat menyiapkan dokumen.
- Tahap Pelaksanaan (Fieldwork)
Entry Meeting: pertemuan pembuka antara auditor dan auditee untuk menyamakan persepsi.
Verifikasi Dokumen: tim auditor memeriksa bukti fisik dokumen/berkas dan log penggunaan aplikasi kearsipan (seperti aplikasi SRIKANDI).
Wawancara dan Uji Petik: melakukan wawancara dengan pengelola arsip dan pengamatan lapangan langsung ke ruang penyimpanan (Record Center).
Penyusunan Risalah Hasil Audit Sementara (RHAS): auditor membuat catatan temuan sementara yang diserahkan dan disetujui bersama auditee.
- Tahap Pelaporan dan Tindak Lanjut
Penyusunan Laporan: tim audit menyusun Laporan Hasil Audit Sementara (LHAS) dan Laporan Audit Kearsipan Internal (LAKI).
Exit Meeting: penyampaian hasil audit secara resmi kepada pimpinan instansi dan auditee.
Tindak Lanjut: unit kerja yang diaudit wajib memperbaiki temuan atau kelemahan kearsipan sesuai rekomendasi dalam laporan audit.
Aspek Utama yang Dinilai
Instrumen penilaian ASKI biasanya berbobot penuh pada dua komponen utama:
Pengelolaan Arsip Dinamis (Bobot 50%): meliputi aspek penciptaan, penggunaan, pemeliharaan, dan penyusutan arsip.
Sumber Daya Kearsipan (Bobot 50%): meliputi ketersediaan sumber daya manusia (SDM) pengelola arsip serta kecukupan prasarana dan sarana fisik kearsipan.
(Adv)
